Trong bối cảnh chuyển đổi số, hệ thống quản lý văn bản điện tử của SÀI GÒN BPO (BPO-DMS) trở thành một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, khai thác văn bản với phương châm “Lưu trữ thông minh – Khai thác dễ dàng”. Tháng 8/2025 vừa qua, SÀI GÒN BPO đã triển khai thành công Hệ thống quản lý văn bản điện tử cho một đơn vị hành chính công tại TP. HCM. Đây là cột mốc quan trọng, khẳng định sự tin tưởng của khách hàng đối với hệ thống BPO-DMS mà SÀI GÒN BPO đang cung cấp.

1. Giới thiệu khách hàng: Đơn vị hành chính công tại TP. HCM

Khách hàng sử dụng hệ thống BPO-DMS của SÀI GÒN BPO là doanh nghiệp vốn nhà nước với nhiệm vụ kinh doanh chính là thực hiện dịch vụ công, đầu tư các dự án nhà ở và phát triển sản xuất kinh doanh trên địa bàn.
Khách hàng có nhiều phòng ban với số lượng văn bản cần xử lý hằng ngày khá lớn. Việc quản lý, xử lý văn bản thủ công/qua email còn nhiều bất cập. Chính vì vậy, sau thời gian nghiên cứu các giải pháp, khách hàng đã quyết định triển khai hệ thống BPO-DMS của SÀI GÒN BPO để tháo gỡ các bất cập tồn đọng.

2. Lời giải cho những “nhức nhối” của khách hàng

Khác với những phần mềm quản lý văn bản “one size fits all” đại trà, BPO-DMS được SÀI GÒN BPO thiết kế, may đo theo yêu cầu để giải quyết tận gốc những vấn đề đang tồn tại trong quy trình vận hành của khách hàng:

3.   Từ khó khăn đến hiệu quả: BPO-DMS tối ưu luồng công việc

BPO-DMS là không chỉ gỡ bỏ các vấn đề khó khăn, bất cập mà còn giúp khách hàng nâng cao hiệu quả làm việc nhờ các tính năng thông minh gồm có:

3.1.  Quản lý văn bản (đến, đi, nội bộ)

Hệ thống BPO-DMS cung cấp quy trình giúp kiểm soát mọi luồng văn bản đến/đi/nội bộ:

• Tra cứu & Khai thác: Cho phép xem nội dung văn bản trực tiếp.
• Thao tác nghiệp vụ: Thêm mới, sửa, xóa, chia sẻ văn bản và chuyển tiếp xử lý nhanh chóng.
• Tương tác: Hỗ trợ giao việc và trao đổi trực tiếp trên từng văn bản.
• Kiểm soát: Cập nhật liên tục tình trạng văn bản và tình trạng công việc liên quan.

BPO-DMS với tính năng quản lý văn bản

3.2.  Quản lý công việc

Hệ thống BPO-DMS giúp đội ngũ của khách hàng xử lý và quản lý công việc thông qua:

• Hệ thống lịch công việc trực quan theo dạng bảng biểu.
• Danh sách công việc chi tiết, hỗ trợ thêm, sửa, xóa và cập nhật tình trạng tiến độ.

Lịch công việc trên BPO-DMS bản Web và di động

3.3.  Tính di động và linh hoạt

BPO-DMS được xây dựng trên nền tảng Web và ứng dụng di động (hệ điều hành Android & iOS) giúp khách hàng xử lý công việc trôi chảy, mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị khác nhau mà không phụ thuộc vào thiết bị tại văn phòng.

Ứng dụng di động BPO-DMS trên App Store, Google Play

3.4.  Các tính năng bổ trợ

Không chỉ dừng lại ở các nghiệp vụ cơ bản, BPO-DMS còn giúp tối ưu hiệu suất thông qua các tính năng:

• Thông báo & Nhắc nhở: Hệ thống tự động gửi thông báo về văn bản mới, văn bản được chia sẻ, công việc được giao hoặc nhắc nhở khi công việc sắp hết hạn…
• Thống kê trực quan: Cung cấp các biểu đồ thống kê văn bản đến/đi/nội bộ và theo dõi lưu lượng văn bản theo từng phòng ban, giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng tình hình.
• Tìm kiếm nhanh chóng: Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao và đặc biệt là tìm kiếm toàn văn giúp truy xuất nhanh chóng.

BPO-DMS thống kê trực quan số lượng văn bản

BPO-DMS với tính năng thông báo nhắc nhở công việc

4.   Những điểm nổi bật khác của BPO-DMS

Bên cạnh các tính năng cốt lõi, BPO-DMS còn ghi điểm với khách hàng nhờ các tiêu chuẩn công nghệ tiên tiến, đảm bảo tính an toàn và linh động:

• An toàn & Bảo mật: Hệ thống được thiết lập cơ chế bảo mật đa lớp, phân quyền chi tiết xem, sửa, xóa… cho từng người dùng đối với từng văn bản/tài liệu cụ thể.
• Tối ưu hóa hạ tầng và thiết bị: Khách hàng không cần đầu tư một khoản chi phí lớn cho hạ tầng máy chủ mà có thể đưa phần mềm vào sử dụng nhanh chóng với hạ tầng có sẵn của SÀI GÒN BPO. Ngoài ra, BPO-DMS không yêu cầu cấu hình thiết bị cao, có thể vận hành mượt mà trên mọi máy tính/điện thoại di động với cấu hình cơ bản.

5.   Thành quả đạt được

Sau khi triển khai và đưa vào sử dụng, hệ thống BPO-DMS đã mang lại những thay đổi tích cực và rõ rệt trong công tác vận hành của khách hàng, giúp việc quản lý, xử lý văn bản trở nên tiện lợi và dễ dàng hơn bao giờ hết.

SÀI GÒN BPO tự hào khi thấu hiểu quy trình đặc thù của khách hàng để tối ưu hóa hiệu suất, giúp khách hàng giải quyết vấn đề hiệu quả với chi phí hợp lý. BPO-DMS là chìa khóa giúp doanh nghiệp hướng tới một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp và bảo mật, nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức trong kỷ nguyên số.

Liên hệ báo giá và demo hệ thống BPO-DMS qua:

Công ty Cổ phần SÀI GÒN BPO

Tầng 4, Cao ốc H3, 384 Hoàng Diệu, Phường Khánh Hội, Tp. HCM

Email: quotation@saigonbpo.vn

SĐT: 028 7300 8184

SÀI GÒN BPO là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ Gia công quy trình doanh nghiệp (BPO). Cam kết cung cấp dịch vụ hiệu quả, bảo mật, chất lượng với chi phí hợp lý, SÀI GÒN BPO định hướng trở thành đối tác chiến lược và lâu dài của khách hàng, đồng hành cùng sự phát triển của khách hàng, giúp khách hàng chinh phục mục tiêu kinh doanh của mình nhanh nhất và hiệu quả nhất. Các giải pháp phần mềm thế mạnh của SÀI GÒN BPO:

Giải pháp Chuyển đổi số về quản lý tài liệu

• BPO-DMS: Phần mềm Quản lý văn bản
• BPO-LMS: Phần mềm Quản lý thư viện
• BPO-INDEX: Phần mềm Chỉnh lý tài liệu
• BPO-SCAN: Phần mềm Số hóa tài liệu
• BPO-SOFT: Phần mềm Tự động hóa quy trình
• BPO-EXTRACT: Phần mềm tự động trích xuất tài liệu

Giải pháp dành cho nghiệp vụ ngành Ngân hàng – Tài chính – Bảo hiểm

• BPO-CRM: Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng, hợp đồng và trung tâm cuộc gọi đối với nghiệp vụ tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý tài sản qua điện thoại…
• BPO-Mobile: Hệ thống ứng dụng di động hỗ trợ nghiệp vụ của nhân viên bán hàng, quản lý tài sản thực địa, thẩm định hiện trường…
• BPO-BOT: Giải pháp tự động hóa Callbot, Voicebot, QCbot…

Tìm hiểu thêm về các dịch vụ BPO khác của SÀI GÒN BPO tại: https://saigonbpo.vn/