Là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ Gia công quy trình doanh nghiệp (BPO) với thế mạnh trong lĩnh vực chuyển đổi số (chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu và phần mềm quản lý tài liệu), SÀI GÒN BPO đã thực hiện thành công nhiều dự án số hóa, góp phần tối ưu hóa quy trình vận hành cho khách hàng trên cả nước. Vào tháng 03/2026, SÀI GÒN BPO đã xuất sắc hoàn thành dự án số hóa hơn một triệu trang và chỉnh lý hơn 398 mét giá tài liệu lưu trữ tại thư viện của Chủ đầu tư ở Phường Vũng Tàu, Thành phố Hồ Chí Minh. Sự kiện này không chỉ khẳng định năng lực của SÀI GÒN BPO trong việc xử lý dự án khối lượng lớn, mà còn minh chứng cho khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và bảo mật cao nhất của Chủ đầu tư/khách hàng.

1. GIỚI THIỆU CHỦ ĐẦU TƯ DỰ ÁN

Chủ đầu tư của dự án là một đơn vị thành viên thuộc Tập đoàn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam, chuyên kinh doanh các sản phẩm khí trên phạm vi toàn quốc và thị trường quốc tế. Là tổ chức luôn tiên phong trong đầu tư và thúc đẩy chuyển đổi số, Chủ đầu tư đặc biệt chú trọng công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu. Đây là bước nền tảng quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tăng lợi thế cạnh tranh bền vững.

2. THÔNG TIN CHUNG VỀ DỰ ÁN CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Dự án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của Chủ đầu tư có quy mô lớn, với hai hạng mục chính:

• Số hóa tài liệu đã qua chỉnh lý với khối lượng 1.001.700 trang A4 quy đổi
• Chỉnh lý và số hóa 398 mét giá tài liệu (380.000 trang A4 quy đổi)
• Mục tiêu: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ lưu trữ, loại ra những tài liệu trùng thừa hết giá trị đồng thời tích hợp toàn bộ tài liệu số hóa vào Thư viện điện tử, phục vụ tra cứu nhanh chóng, không giới hạn địa lý, bảo tồn tài liệu gốc khỏi xuống cấp theo thời gian.

Hình ảnh thư viện của Chủ đầu tư tại Phường Vũng Tàu, Thành phố Hồ Chí Minh

3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

SÀI GÒN BPO thực hiện dự án theo đúng quy trình nghiệp vụ chuẩn do Chủ đầu tư yêu cầu, tuân thủ Thông tư số 04/2014/TT-BNV và Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

3.1. Quy trình chỉnh lý tài liệu (23 bước)

3.2. Quy trình số hóa tài liệu (6 bước)

SÀI GÒN BPO tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thực hiện số hóa, tạo lập Cơ sở dữ liệu (CSDL) theo quy trình tại phụ lục II Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014, các bước thực hiện cụ thể như sau:

4. CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN

4.1. Công nghệ tiên tiến

Để nâng cao hiệu quả và đảm bảo chất lượng đầu ra, SÀI GÒN BPO ứng dụng đồng bộ các công nghệ và phần mềm:

• Phần mềm quản lý, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình số hóa theo từng công đoạn (do SÀI GÒN BPO phát triển và tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của dự án).
• Phần mềm nhập chỉ mục và hỗ trợ kết xuất dữ liệu sau khi quét (được SÀI GÒN BPO phát triển riêng, đáp ứng đặc thù từng dự án).
• Công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học): chuyển đổi nội dung thành văn bản có thể tìm kiếm toàn văn bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
• Mã vạch 128: dán trên bìa hồ sơ để đảm bảo đồng nhất giữa tài liệu gốc và bản số hóa.
• Mã hóa dữ liệu: Hệ thống chỉnh lý, số hóa áp dụng các thuật toán như RSA 2048-bit (ký số), AES 256-bit (mã hóa lưu trữ), SHA-256 (băm dữ liệu nhạy cảm), đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật cao nhất theo yêu cầu của Chủ đầu tư.

4.2. Trang thiết bị hiện đại

SÀI GÒN BPO sử dụng máy quét tài liệu từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Panasonic, Kodak, Colortrac, đáp ứng nhu cầu quét đa dạng từ khổ A4 đến A0 (bản vẽ kỹ thuật). Các thiết bị nổi bật với:

• Tốc độ quét cao (>100 tờ/phút)
• Độ phân giải quang học tối thiểu 200 DPI, lên đến 600 dpi
• Khả năng phát hiện cuốn 2 tờ, quét hỗn hợp nhiều kích thước
• Tự động chỉnh thẳng giấy và làm sạch bằng công nghệ ion

 Trang thiết bị máy móc hiện đại sử dụng trong dự án

4.3. Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao

SÀI GÒN BPO huy động hơn 20 chuyên viên có nền tảng công nghệ thông tin vững chắc, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa và chỉnh lý tài liệu để thực hiện dự án. Toàn bộ nhân sự đều ký cam kết bảo mật thông tin và tuân thủ nghiêm ngặt quy chế bảo mật nội bộ của Chủ đầu tư trong suốt quá trình thực hiện.

Nhân sự thực hiện công tác chỉnh lý

Nhân sự thực hiện công tác số hóa

4.4. Bảo mật và an toàn tuyệt đối

Ngoài yêu cầu kỹ thuật, SÀI GÒN BPO tuân thủ nghiêm túc toàn bộ quy định bảo mật và an toàn do Chủ đầu tư đặt ra:

• Bảo mật thông tin: toàn bộ tài liệu, dữ liệu, thông tin tiếp nhận và chuyển giao trong quá trình thực hiện được bảo mật tuyệt đối; không tiết lộ cho bên thứ ba khi chưa có văn bản đồng ý của Chủ đầu tư.
• Bảo quản kỹ thuật tài liệu gốc: không làm rách, thất lạc; đảm bảo an toàn vật lý trong suốt quá trình xử lý.
• Phòng chống cháy nổ: nhân sự được đào tạo nghiệp vụ Phòng cháy chữa cháy; áp dụng đầy đủ biện pháp phòng ngừa tại hiện trường.
• Vệ sinh môi trường: giám sát thường xuyên; thu dọn sạch sẽ thiết bị, vật tư sau khi hoàn thành công việc.
• An toàn lao động: trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ; tổ chức tập huấn an toàn lao động và Phòng cháy chữa cháy trước khi triển khai.

5. KẾT QUẢ DỰ ÁN

Với quy trình chuyên nghiệp, trang thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, SÀI GÒN BPO đã hoàn thành toàn bộ dự án đúng tiến độ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và bảo mật mà Chủ đầu tư đề ra.

5.1. Đối với hạng mục công việc liên quan đến số hóa

• Toàn bộ tài liệu đã được số hóa thành tập tin PDF chuẩn xác, đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật số hóa.
• Dữ liệu số hóa được tích hợp thành công vào Thư viện điện tử Chủ đầu tư, phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.
• Tỷ lệ số hóa và OCR đạt 100%; ảnh quét đảm bảo rõ nét, đúng hướng, không bị cong vênh hay lốm đốm.

Hồ sơ, tài liệu trước số hóa

Kết quả của sản phẩm số hóa: Sản phẩm sau khi số hóa được khai thác trên phần mềm quản lý văn bản

5.2. Đối với hạng mục công việc liên quan đến chỉnh lý

Tài liệu được đặt bên trong từng bìa hồ sơ, được đóng vào hộp lưu trữ với mô tả đầy đủ thông tin hồ sơ… Hồ sơ được hệ thống hóa, phân loại theo chức năng, nhiệm vụ theo yêu cầu.

SÀI GÒN BPO đã xây dựng được mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

Hồ sơ tài liệu sau khi được chỉnh lý

Dự án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại Phường Vũng Tàu là minh chứng tiêu biểu cho năng lực của SÀI GÒN BPO đối với dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu, từ quy trình bài bản, công nghệ tiên tiến đến đội ngũ chuyên nghiệp. Việc hoàn thành xuất sắc dự án quy mô lớn này không chỉ đáp ứng toàn diện kỳ vọng của Chủ đầu tư, mà còn khẳng định vị thế của SÀI GÒN BPO là đối tác tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tài liệu tại Việt Nam.

6. VỀ SÀI GÒN BPO

SÀI GÒN BPO là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ BPO, đặc biệt là dịch vụ số hóa hồ sơ tài liệu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng – Bảo hiểm – Dầu khí và các cơ quan Nhà nước.

Với năng lực triển khai dự án nhanh chóng tại khắp các tỉnh thành trên cả nước, đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn, thiết bị hiện đại, công nghệ và quy trình tối ưu, SÀI GÒN BPO ngày càng khẳng định vị thế hàng đầu trên thị trường dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu.

7. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Công ty Cổ phần SÀI GÒN BPO

• Địa chỉ: Tầng 4, Cao ốc H3, Số 384 đường Hoàng Diệu, Phường Khánh Hội, TP. HCM
• Số điện thoại: 028 7300 8184
• Email: info@saigonbpo.vn
• Website: saigonbpo.vn