SÀI GÒN BPO HOÀN THÀNH DỰ ÁN CHỈNH LÝ, SỐ HÓA QUY MÔ LỚN TẠI PHƯỜNG VŨNG TÀU
Là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ Gia công quy trình doanh nghiệp (BPO) với thế mạnh trong lĩnh vực chuyển đổi số, SÀI GÒN BPO đã thực hiện thành công nhiều dự án số hóa, góp phần tối ưu hóa quy trình vận hành cho khách hàng trên cả nước. Vào tháng 03/2026, SÀI GÒN BPO đã xuất sắc hoàn thành dự án số hóa hơn một triệu trang và chỉnh lý gần 400 mét giá tài liệu lưu trữ tại thư viện của Chủ đầu tư ở Phường Vũng Tàu, Thành phố Hồ Chí Minh. Sự kiện này không chỉ khẳng định năng lực của SÀI GÒN BPO trong việc xử lý dự án khối lượng lớn, mà còn minh chứng cho khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và bảo mật của Chủ đầu tư/Khách hàng.
Chủ đầu tư dự án
Chủ đầu tư của dự án là một đơn vị thành viên thuộc Tập đoàn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam, chuyên kinh doanh các sản phẩm khí trên phạm vi toàn quốc và thị trường quốc tế.
Là tổ chức luôn tiên phong trong đầu tư và thúc đẩy chuyển đổi số, Chủ đầu tư đặc biệt chú trọng công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu. Đây là bước nền tảng quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tăng lợi thế cạnh tranh bền vững.
Thư viện của chủ đầu tư ở Phường Vũng Tàu, Thành phố Hồ Chí Minh – nơi tập trung lưu trữ tài liệu
Quy mô
Dự án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của Chủ đầu tư có quy mô lớn, với hai hạng mục chính:
Mục tiêu
Nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ lưu trữ, loại ra những tài liệu trùng thừa hết giá trị đồng thời tích hợp toàn bộ tài liệu số hóa vào Thư viện điện tử, phục vụ tra cứu nhanh chóng, không giới hạn địa lý, bảo tồn tài liệu gốc khỏi xuống cấp theo thời gian.
Quy trình thực hiện
SÀI GÒN BPO thực hiện dự án theo đúng quy trình nghiệp vụ chuẩn do Chủ đầu tư yêu cầu, tuân thủ Thông tư số 04/2014/TT-BNV và Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
3.1. Quy trình chỉnh lý tài liệu (23 bước)
3.2. Quy trình số hóa tài liệu (6 bước)
SÀI GÒN BPO tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thực hiện số hóa, tạo lập Cơ sở dữ liệu theo quy trình tại phụ lục II Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014, các bước thực hiện cụ thể như sau:
Các yếu tố tạo nên thành công của dự án
Công nghệ tiên tiến
Phần mềm quản lý quy trình nội bộ, công nghệ OCR tiếng Việt & Anh, mã hóa RSA 2048-bit / AES 256-bit / SHA-256, sử dụng mã vạch 128 đồng nhất tài liệu gốc và bản số hóa.
Kinh nghiệm
Hơn 20 chuyên viên giàu kinh nghiệm thực hiện dự án, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, yêu cầu và đáp ứng các quy định về bảo mật.
Máy móc hiện đại
Máy quét Panasonic, Kodak, Colortrac tốc độ >100 tờ/phút, độ phân giải 200–600 DPI, có khả năng phát hiện cuốn 2 tờ và tự động chỉnh thẳng giấy.
Bảo mật và an toàn
Bảo mật thông tin tuyệt đối; bảo quản tài liệu gốc; đào tạo cho nhân viên về PCCC, an toàn lao động, vệ sinh môi trường.
Bàn giao dự án
Với quy trình chuyên nghiệp, trang thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, SÀI GÒN BPO đã hoàn thành toàn bộ dự án đúng tiến độ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và bảo mật mà Chủ đầu tư đề ra.
5.1. Hạng mục số hóa
- Toàn bộ tài liệu được số hóa thành tập tin PDF chuẩn xác, đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật số hóa.
- Dữ liệu số hóa được tích hợp thành công vào Thư viện điện tử Chủ đầu tư, phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.
- Tỷ lệ số hóa và OCR đạt 100%; ảnh quét đảm bảo rõ nét, đúng hướng, không bị cong vênh hay lốm đốm.
Hồ sơ tài liệu trước số hóa
Kết quả của sản phẩm số hóa: Sản phẩm sau khi số hóa được khai thác trên phần mềm quản lý văn bản
5.2. Hạng mục chỉnh lý
Tài liệu được đặt bên trong từng bìa hồ sơ, được đóng vào hộp lưu trữ với mô tả đầy đủ thông tin hồ sơ. Hồ sơ được hệ thống hóa, phân loại theo chức năng, nhiệm vụ theo yêu cầu.
Hộp tài liệu được sắp xếp trên kệ
Dự án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại Phường Vũng Tàu là minh chứng tiêu biểu cho năng lực của SÀI GÒN BPO đối với dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu, từ quy trình bài bản, công nghệ tiên tiến đến đội ngũ chuyên nghiệp.
Việc hoàn thành xuất sắc dự án quy mô lớn này không chỉ đáp ứng toàn diện kỳ vọng của Chủ đầu tư, mà còn khẳng định vị thế của SÀI GÒN BPO là đối tác tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tài liệu tại Việt Nam.
Về SÀI GÒN BPO
SÀI GÒN BPO là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ BPO, đặc biệt là dịch vụ chỉnh lý, số hóa hồ sơ tài liệu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng – Bảo hiểm – Dầu khí và các cơ quan Nhà nước.
Với năng lực triển khai dự án nhanh chóng tại khắp các tỉnh thành trên cả nước, đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn, thiết bị hiện đại, công nghệ và quy trình tối ưu, SÀI GÒN BPO ngày càng khẳng định vị thế hàng đầu trên thị trường dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu.